Handel to bardzo ważna rzecz

• nowy akapit zaczynaj 2 centymetrowym wcięciem,
• stosuj wyróżnienia najważniejszych słów lub całych zdań w liście, ofercie. Możesz stosować podkreślenie, kursywę lub pogrubienie, ewentualnie rozstrzeloną czcionkę. Jednak nie nadużywaj tych form wyróżnienia i nie stosuj ich wszystkich naraz. Wybierz jeden z nich i konsekwentnie go używaj w całym liście. Pamiętaj, aby na jednej stronie nie było więcej niż 2-3 wyróżnienia, a w akapicie nie więcej jak jedno wyróżnione miejsce,
• jeśli tekst jest długi podziel go, stosując śródtytuły – w ten sposób poprawi się znacznie czytelność twojej oferty.

Jeszcze jedna bardzo istotna rzecz, a właściwie element oferty – twój podpis. Nie zapomnij się podpisać pod tą ofertą. Koniecznie na końcu oferty lub listu wydrukuj swoje imię i nazwisko oraz tytuł służbowy i podpisz się odręcznie. Jeśli twój odręczny podpis jest bardzo czytelny to i tak nie zwalnia ciebie to z obowiązku umieszczenia twojego imienia i nazwiska oraz tytułu służbowego na końcu, tak jak wspomniałem wcześniej. Jeżeli wypuszczasz w jednym czasie dość dużą liczbę ofert to możesz zeskanować swój odręczny podpis i po wstawieniu do oferty będzie drukowany łącznie z nią. Pamiętaj, aby twój podpis był koloru granatowego lub ciemno niebieskiego – taki kolor sprawi, że będzie wyglądał jak rzeczywisty podpis.

Znowu podeprę się wynikami badań, które wskazują, że przykładowo nieodpowiedni dobór czcionki może spowodować, że osoba czytająca zrozumie tylko 40% tego co czyta. Dlatego jeśli chcesz, aby twoja oferta była uznana za czytelną i zrozumiałą, to koniecznie pamiętaj o poniższych regułach:

• stosuj do pisania tekstu tzw. czcionkę szeryfową. Do tej grupy czcionek należy Times lub Curier,
• używaj czcionki o rozmiarze 12 punktów, w skrajnych przypadkach 10 punktów, ale nie mniejszej,
• stosuj odstępy między liniami tekstu w tym samym akapicie (tzw, interlinia) na 1,5 linii,
• wyrównuj tekst tylko do jednej strony (do lewej). Nie stosuj tzw, justowania, czyli wyrównania tekstu do obu marginesów lewego i prawego bo tekst wtedy jest rozstrzelony i staje się mniej czytelny,
• z lewej strony ustaw 3 centymetrowy margines, natomiast z prawej strony około 2 centymetrów,

Mając gotowy tekst oferty, możesz przystąpić do jej opracowania graficznego. Dobra i odpowiednia treść jest bardzo istotna, ale wygląd oferty jest równie ważny. Estetyczna oferta, świadczy o twojej firmie, dlatego staraj się dbać o wszystkie szczegóły. Jeśli planujesz wysłać ofertę tradycyjnie, czyli listem, postaraj się użyć do tego celu papieru o lepszej jakości. W ten sposób wyróżnisz się już na samym początku. Większość twoich konkurentów pisze na zwykłym papierze, jeśli ty napiszesz swoją ofertę na znacznie lepszym papierze, to przy jej wyjmowaniu z koperty, klient już odczuje różnicę. Jeszcze dobrze na nią nie spojrzy, nie przeczyta ani wyrazu, ale już podświadomie poprzez sam dotyk papieru otrzyma sygnał, że nie jest to jedno z wielu pism lub ofert jakie trafiają do niego każdego dnia.

Wracamy do głównego tematu tej części artykułu jakim jest układ graficzny. Otóż podstawowym zadaniem układu graficznego jest sprawienie aby oferta była czytelna i przyciągała szczególną uwagę do najważniejszych jej fragmentów, które niosą istotniejsze treści w stosunku do całej oferty.

Wtedy taki klient nie będzie miał oporu, aby to zrobić. Następnie, aby przezwyciężyć naturalną niechęć klienta do podejmowania szybkich decyzji zachęć go do natychmiastowego działania. Napisz, daj mu do zrozumienia, że oferta jest ograniczona czasowo lub że tylko do tego terminu otrzymuje coś dodatkowego gratis, po tym terminie to będzie płatne. Albo, że w ciągu 7 do 14 dni dostanie dodatkowy rabat. Pamiętaj też o postscriptum, czyli najważniejszym elemencie oferty, który jest umieszczany na końcu. Przypomnij klientowi o najważniejszej korzyści jaką odniesie ze stosowania lub posiadania twojego produktu. Ten element listów, pism i ofert jest najczęściej czytany zaraz po nagłówku i wstępie. Nie skracaj na siłę twojej oferty. Wbrew pozorom, dłuższe teksty są częściej i chętniej czytane niż krótsze i pamiętaj pisz wszystko prostym językiem, używaj zdań prostych, a nie złożonych. Krótkie zdania i akapity. Wtedy twoja oferta będzie bardziej zrozumiała i odniesie lepszy skutek.

Jeśli tak się nie stanie – nie będzie czytał dalej, a to zyskaliśmy interesującym nagłówkiem stracimy na kiepskiej, mało interesującej treści. A więc piszesz i piszesz tak, żeby klient czytając czuł, że rozumiesz jego problem. Możesz posłużyć się przykładem, aby lepiej wyjaśnić powody skierowania oferty właśnie do niego. W kolejnym kroku zademonstruj, że masz klucz do rozwiązania problemu lub problemów, które go trapią. Pamiętaj zawrzeć w ofercie także informacje dotyczące warunków umowy. Może będziesz myślał, że to nie wypada, ale wiedz, że z badań psychologów wynika, iż odpowiednio sformułowany wniosek przekonuje znacznie lepiej niż niedopowiedzenie i pozostawienia klienta samemu sobie z samymi argumentami. Pamiętaj, jeśli już udało ci się przekonać do twojej oferty, to koniecznie napisz mu, co dalej zrobić, aby to co mu zaoferowałeś mógł dostać. Napisz, że ma wysłać zamówienie lub zadzwonić pod taki i taki numer i wtedy dowie się wszystkich szczegółów. Ułatw mu sfinalizowanie tej transakcji na tyle, na ile jest to możliwe.

Dlatego tak istotne jest aby napisać skuteczne pismo przedstawiające twoją ofertę lub produkt, które przy zastosowaniu odpowiednich mechanizmów wywierania wpływu sprawi, że klient będzie gotowy skorzystać z twojej oferty tu i teraz. Aby tak się mogło stać musisz sprawić, aby twoje oferty były:

• atrakcyjne,
• zrozumiałe,
• czytelne.

Istotne jest, aby ofertę dobrze zacząć, czyli zastosować taki pierwszy nagłówek, który sprawi, że klienta zaciekawi i będzie chciał czytać dalej. To jest kluczowy punkt, nagłówek – musi być bardzo zajmujący, interesujący. Oczywiście nie znaczy to, że cała reszta może być byle jaka. Absolutnie nie.

Sam nagłówek jest ważny bo sprawi, że potencjalny klient zechce przeczytać to co jest dalej. Dlatego kolejnym progiem do pokonania jest utrzymanie uwagi, czyli pierwsze zdanie twojej oferty. Musi być tak skonstruowane, aby zachęcało do zapoznania się z całą ofertą.

Kiedy pisałem o różnicy między reklamą, a ofertą, to zwracałem uwagę jakie elementy świadczą, że to jest oferta, a jakie że to tylko reklama. Wspomniałem też, że odpowiednio napisana reklama, którą akceptuje klient i na podstawie której jest gotowy dokonać zakupu lub złożyć zamówienie staje się wtedy również ofertą. I o taką formę pisma reklamowego właśnie chodzi. Musisz wziąć pod uwagę, że dzisiaj jest bardzo duża konkurencja, więc klient nie będzie tracił czasu na coś co go nie zainteresowało, a ty nie masz czasu, aby skupiać się tylko i wyłącznie na tworzeniu osobno pism reklamowych i ofert. Szczególnego znaczenia ten fakt nabiera, jeśli jest to twój nowy klient. Masz naprawdę jedną być może jedyną szansę, kiedy ten potencjalny i nowy klient może stać się twoim stałym klientem. Potem jest już różnie. Może jeszcze do ciebie wróci, a może nie.

Następnie dokonasz ponownej analizy i zdecydujesz, czy to co wypisałeś jest zgodne z tym czego rzeczywiście może potrzebować klient i czy rzeczywiście jesteś w stanie mu te wszystkie korzyści zapewnić. Kolejnym krokiem do przygotowania skutecznej oferty będzie analiza ofert konkurencji. Weź najlepiej osobną kartkę i wypisz na niej mocne i słabe strony konkurencji. Przede wszystkim skup się na poniższych elementach:

• jakie są wady oraz zalety produktów konkurencji w stosunku do tego co ty oferujesz
• jaki jest poziom cen konkurencji i twój
• jakie upusty proponuje konkurencja, a jakie ty możesz zaproponować
• jakie są warunki płatności konkurencji i twoje
• jakie są terminy realizacji dostawy twoje i konkurencji
• jakie są inne korzyści, które przedstawia twoja oferta i oferta konkurencji

Na tej samej kartce masz już wypisane mocne strony oferty konkurencji. Teraz na drugim brzegu kartki zaznacz, w których punktach twoja oferta jest lepsza, a w których nie. Zastanów się czy możesz coś jeszcze zrobić, aby twoja oferta była bardziej konkurencyjna. Jeśli tak, to zrób to. Teraz w tych punktach, gdzie twoja oferta jest lepsza zaakcentuj to w twojej ofercie mocniej i napisz, co przez to klient zyska. Zawrzyj w ofercie informacje na temat możliwych upustów, warunków płatności oraz podaj terminy realizacji zamówienia. Pomyśl jakiej gwarancji możesz udzielić klientowi, czy możesz mu zaproponować 100% gwarancję satysfakcji z wyboru twojego produktu lub usługi. Pamiętaj im więcej możesz klientowi zaoferować, tym lepiej, im więcej ryzyka weźmiesz na siebie tym większa jest szansa, że skorzysta właśnie z twojej oferty.

Oferta wtedy ma szansę odnieść sukces kiedy wiesz co tak naprawdę potrzebuje jej odbiorca. Musisz przeprowadzić analizę potrzeb klienta. Zanim napiszesz ostateczną ofertę pomyśl przez chwilę co potrzebuje twój klient. Jakie jego potrzeby twój produkt lub usługa jest w stanie zaspokoić? Jakie klient będzie miał z tego korzyści? Każdy kto będzie analizował twoją ofertę, za każdym razem będzie zadawał sobie pytanie: co ja z tego będę miał? Dlatego twoja oferta koniecznie musi zawierać odpowiedź na to pytanie, a jako argumentów należy używać korzyści, które będzie odnosił klient ze stosowania twojego produktu lub usługi. Jednak pamiętaj, abyś nie mówił klientowi o cechach twojego produktu lub usługi, bo to jego nie interesuje. Jeśli masz trudności z wypunktowaniem wprost korzyści jakie może odnieść klient, weź kartkę i wypisz je wszystkie, jakie tobie się wydają, że mogą być ważne dla klienta.

To w jaki sposób przygotujesz ofertę reklamową, będzie zależeć od tego dla kogo ona jest przeznaczona. Inaczej będziesz konstruował ofertę na prośbę swojego klienta, który zna dobrze twoją firmę i to co oferujesz oraz korzysta z twoich usług. W takim przypadku najczęściej wystarczy skupić się na podaniu tylko najistotniejszych informacji ofertowych, jakie są niezbędne do zawarcia umowy lub wysłania zamówienia. Zgoła z odmienną sytuacją mamy do czynienia wówczas, gdy taką ofertę trzeba wysłać firmie, osobie, z którą wcześniej nie miałeś żadnego kontaktu i prawdopodobnie ta osoba nie zna twojej firmy, ani twojego produktu lub produktów. W takim wypadku ofertę należy tak przygotować, aby dla kontrahenta wydała się ciekawa i atrakcyjna. Aby ten cel osiągnąć, należy posłużyć się technikami pisania skutecznych listów reklamowych. Dodatkowo, aby oferta odniosła zamierzony skutek, niezależnie kto ją od ciebie dostaje, musi być odpowiednio przedstawiona. Pod słowami odpowiednio przedstawiona rozumiem dwie rzeczy: muszą być użyte odpowiednie sformułowania i słowa oraz oferta musi być poprawnie skonstruowana od strony graficznej.